Avec Exchange, sur site ou Office 365, les boites à lettres partagées représentent une fonctionnalité de premier plan. Dans cet article nous allons voir comment les configurer correctement sur les postes de travail dans le client Outlook.
Par défaut, lorsqu’un utilisateur possède l’accès à une BAL partagée cette dernière est automatiquement installée lorsque le compte de messagerie principal est configuré dans Outlook.
Il est alors possible à l’utilisateur de recevoir les messages destinés à une boîte partagée ou d’envoyer des mails avec comme adresse d’expéditeur l’adresse de la BAL partagée.
Cette configuration par défaut présente cependant certaines limitations qui peuvent se révéler fort gênantes parmi lesquelles:
- le fait que les éléments envoyés ou supprimés de ce type de boîtes à lettres vont se stocker dans les dossiers correspondants de la BAL principale
- la non-indexation des boîtes partagées par les services d’indexation de Windows
- l’impossibilité de générer un publipostage avec comme expéditeur le compte d’une boîte partagée
L’ensemble de ces problèmes découle du fait que lorsque une boîte partagée est installée par défaut dans le client Outlook, celle ci ne fait pas l’objet d’un fichier OST spécifique, elle est simplement mappée au compte principal.
Pour remédier à ces limitations la solution est donc toute simple. Il suffit de déclarer une boîte partagée comme si c’était une boîte mail classique.
Pour cela, aller dans Outlook, option Ajouter un compte, dans l’adresse de messagerie renseigner l’adresse de la BAL partagée et lorsque Outlook demande les identifiants de connexion entrer l’adresse de messagerie et le mot de passe du compte principal.
Outlook va alors créer un fichier OST pour la BAL partagée. A l’issue de la procédure redémarrer Outlook pour supprimer le mappage de la BAL partagée sur la BAL principale.
Il est alors possible, pour du publipostage par exemple, de définir comme éléments par défaut, l’adresse de messagerie et le fichier de données de la boîte partagée .